A chegada do coronavírus gerou um novo desafio para os times de recursos humanos das empresas, que tiveram que adaptar seus rituais corporativos ao modelo virtual. A mudança inesperada exigiu adaptações nas interações. Festas da firma, ginásticas laborais e reuniões, que serviam para integrar antigas e novas pessoas, passaram a ser feitas de forma virtual.
Mais do que mera formalidade, práticas como a integração são fundamentais para apresentar a cultura da empresa ao novo funcionário e mostrar o jeito de ser e de fazer da empresa. Nos últimos dias, o Atitude Empreendedora foi atrás de empresas que fizeram essa migração do presencial para o virtual. Falamos com Certisign, Locaweb, Instituto Ayrton Senna e Gympass, que revelaram como foi a adaptação das boas-vindas aos funcionários neste momento de distanciamento social.
Instituto Ayrton Senna: até ginástica laboral digital
No Instituto Ayrton Senna, ONG dedicada ao apoio à educação, a interação entre gestor e novo colaborador começa no momento em que ele é aprovado. O gestor, pelo Whatsapp, manda um vídeo parabenizando-o pela novidade. Depois, o novo funcionário recebe um e-mail com todos os seus benefícios e marca a data da sua iniciação – sempre depois de uma semana. Esse intervalo é proposital, para que o Instituto possa providenciar o envio do computador e equipamentos necessários para o colaborador ter condições de trabalhar dentro de casa.
Depois, pelo Zoom, o profissional tem uma reunião com o time de gestão, para entender como funciona o Instituto e a sua cultura e saber mais sobre os projetos. No mesmo dia, tem um papo para integração com a liderança e com o time, que naquele momento já estão cientes de quem é o novo colaborador e onde ele irá atuar, tudo informado via intranet e e-mail.
“Para o novo colaborador isso faz muita diferença, porque ele se sente muito mais integrado, acolhido como parte do time”.
Ewerton Fulini, vice-presidente corporativo do Instituto Ayrton Senna
Também houve mudanças nas práticas de Gente e Gestão, devido ao isolamento. O Instituto tem uma biblioteca para os colaboradores, que agora é virtual e pode ser acessada por meio de e-books. As aulas de ginástica laboral também continuam virtualmente.
Outra ação que migrou para o online é o talão de cheques do Instituto. Funciona assim: um colaborador presenteia o outro com um cheque, que contém uma mensagem e o reconhecimento do seu valor. Agora, quando a pessoa que recebe o cheque faz login na intranet, explodem confetes e ela recebe seus valores. Para engajar as pessoas ainda mais na integração, toda última quinta-feira do mês, é feita uma reunião para comemorar os aniversariantes, um momento para conversar e cantar parabéns com os colegas de trabalho.
Para o futuro próximo, o Instituto já pensa em criar novos treinamentos online voltados para o desenvolver habilidades de liderança. Será uma série de palestras sobre foco, resiliência e saúde emocional.
Certisign: mais proximidade com gestores
Na Certisign, a migração para o modelo 100% virtual foi gradual. Em maio, quando a empresa retomou as contratações, os novos colaboradores se deslocavam até a empresa para pegar os equipamentos e iniciar o trabalho. Em poucos dias, a Certisign verificou que esse procedimento não estava sendo eficaz. Além de colocar em risco a saúde dos profissionais, eles ficavam com algumas dúvidas sobre as rotinas do dia a dia. A solução encontrada foi criar um kit de boas-vindas, com equipamentos e máquinas necessárias para o trabalho, código de ética e manual de informações e entregá-lo na casa do contratado.
O passo seguinte é uma reunião virtual com o gestor pela plataforma Microsoft Teams. Nela, o novo funcionário conhece a área em que irá atuar, tem o primeiro contato com a cultura da empresa, é apresentado aos processos que vai liderar e recebe um treinamento. Tudo pensado para que a pessoa tenha todo conhecimento necessário para começar a trabalhar.
“Nosso grande aprendizado foi a importância do planejamento diário. Depois que os gestores começaram a ter uma interação maior com a equipe, perceberam que através da confiança é possível gerar mais resultado”.
Mario Sergio Sampaio, gerente de Recursos Humanos da Certisign
Nesse período a hashtag #MesmoLongeEstamosJuntos também foi criada para manter as interações em datas especiais, que antes ocorriam presencialmente. Por exemplo, no dia do nerd (25 de maio), os colaboradores mandaram fotos das suas coleções de HQs e de jogos e no dia do rock (13 de julho), mandaram vídeos cantando suas músicas preferidas. Houve também aproximação do CEO e da direção da empresa com os colaboradores de todas as áreas. Uma vez por mês, são feitas lives para informar sobre resultados e o andamento de projetos – algo que não acontecia antes. Os resultados parecem ter sido positivos: uma pesquisa interna revelou que 94% dos funcionários sentem que agora estão mais próximos dos gestores.
Locaweb: quebra de hierarquia nas conversas virtuais
Para a Locaweb, empresa brasileira de hospedagem de sites, serviços de internet e computação em nuvem, a mudança do presencial para o virtual ocorreu no momento em que eles receberam os aprovados do processo “Quero Ser Dev” – programa que oferece uma estrutura de desenvolvimento para jovens que estão em formação e tenham interesse em ser desenvolvedores juniores na empresa. Em anos anteriores, o processo de boas-vindas era presencial e extenso. Além dos jogos típicos, com fases e medalhas, os jovens passavam a manhã com o RH e depois conheciam todos os gestores e áreas da empresa, em uma semana de apresentação.
Com a pandemia, uma das preocupações da empresa era fazer esse processo virtualmente, sem perder a conexão e a proximidade dos recém-chegados com as áreas da empresa. Mas bastou uma reunião para o processo surpreender positivamente. Já no primeiro contato, a interação entre os jovens e os funcionários da empresa foi total.
“Parece que o online quebra um pouco a hierarquia e as pessoas tímidas se expõem melhor, perguntam no chat ou até mesmo com a câmera fechada”.
Simony Morais, gerente de Gente & Gestão da Locaweb
Além de acompanhar o onboarding, a equipe do RH conversa antes com o gestor ou diretor e explica quais são os pontos que devem ser abordados na reunião e quais áreas e gestores o novo colaborador deve conversar. A intenção é que ele conheça todas as pessoas com as quais terá contato no dia a dia e serão importantes para o seu trabalho.
A Locaweb também criou uma rede social interna da empresa, para manter a interação da equipe nas horas extras. Com lives dos colaboradores compartilhando receitas, falando sobre inclusão e diversidade e postando fotos nas datas comemorativas, como na Festa Junina, quando o feed ficou repleto de fotos das pessoas vestidas a caráter, e no Dia dos Namorados, quando histórias de amor foram contadas.
Gympass: quanto melhor o ritual de boas-vindas, menor a rotatividade
Para a Gympass, plataforma de benefício corporativo holístico de bem-estar, a mudança de onboarding presencial para o digital não foi tão complicado, já que haviam passado por uma transformação digital recente por conta da sua expansão internacional.
Mas, assim como nas demais companhias, seu maior desafio é garantir que os novos colaboradores construam relações de confiança com o time e consigam criar pontes com outros departamentos. O que a empresa faz é reuniões entre os novos colaboradores e seus pares e as pessoas chaves da organização, para os novos entenderem seus objetivos e desafios.
O time de RH é responsável pelo processo de onboarding, porém a liderança tem um papel essencial, principalmente neste novo contexto de pós-pandemia.
“Nossa liderança entende que um processo de boas-vindas bem feito não só garante engajamento, evitando uma alta rotatividade, como é fundamental para que o novo colaborador entenda do negócio, conheça todas as ferramentas e, assim, tenha um desempenho esperado”.
Natália Alves, senior manager da Gympass
Por Bruna Galati
